IHK - Wirtschaftliche Nachrichten 10, Oktober 2002

Hand in Hand mit der Kosmetikindustrie -
Die Klar Partner AG entwickelt Software für Kontrollprozesse

In Zeiten fortschreitender Spezialisierung befinden sich Unternehmen, die ihre Produkte von der Idee über die Produktion bis hin zu Vertrieb und Marketing selbst organisieren, auf dem Rückzug. In dieser Situation versteht sich die KLAR PARTNER AG ganz im Sinne ihres Firmennamens als Partner der Kosmetik-, Lebensmittel- und Pharmaindustrie. Das Aachener Unternehmen, das Dieter Kar 1993 als Klar & Partner Unternehmensberatung gegründet hat, entwickelt Softwareprogramme und Systemlösungen für Produktions-, Herstellungs- und Qualitätsprozesse.
Wer sich morgens unter der Dusche die Zeit nimmt einen Blick auf die Rückseite seiner Shampoo-Flasche zu werfen, versteht vermutlich am schnellsten, wo die Dienstleistung der KLAR PARTNER AG ansetzt. Unzählige Inhaltsstoffe sind dort deklariert, und meist so klein gedruckt, dass das Entziffern Mühe bereit. Dennoch hat jeder Inhaltsstoff innerhalb einer Rezeptur sein zuvor bei der Produktentwicklung genauestens ausgeklügeltes Gewicht. Auch bei späteren Produktionen darf von dieser Rezeptur nicht abgewichen werden: Ansonsten hätte der Verbraucher nicht die Garantie, sich bei seinem Lieblingsshampoo auch stets mit einem Produkt der selben Zusammensetzung und Qualität die Haare zu waschen.
COSREWIS heißt das Rezepturverwiegesystem, das Dieter Klar für den Herstellungsprozess von Kosmetika und Pharmaprodukten entwickelt hat. Die Software COSREWIS organisiert, steuert verwiegt, dokumentiert und archiviert die Produktionsschritte der einzelnen Rezepturen. Als ersten Kunden gewann Dieter Klar 1993 das Kosmetikunternehmen Dr. Babor GmbH. Ob Tagespflege oder Gesichtslotion - der Aachener Familienbetrieb greift bei der Entwicklung seiner qualitativ hoch stehenden Produkte auf die Software des Hauses KLAR PARTNER zurück. Inzwischen werden auch so bekannte Produkte wie Duschdas, Bübchen, Alpecin, Dr. Scheller, Odol oder die des Tierarzneiherstellers Eimermacher mit der Software COSREWIS verwogen.
Genau genommen setzt das Angebot von Dieter Klar jedoch früher an. Mit COSMEDOS für Windows entwickelte der heute 55-Jährige eine Software für die Bereiche Forschung, Qualitätssicherung, Technik und Marketing. COSMEDOS fasst für den Hersteller alle wichtigen Informationen zusammen: Daten und Kosten von Rezepturen und Rohstoffen, Spezifikationen, Analysemethoden, Adressen und Reklamationsberichte. Eigene Entwicklungen können so nach den verschiedenen Länderschemata deklariert werden. Zudem können Hersteller mit COSMEDOS ihre eigenen Produkte mit denen der Mitbewerber auf der Ebene der Inhaltsstoffe vergleichen.
Auch darauf, dass sich auf dem Kosmetik- und Pharmamarkt die Gesetzvorschriften so schnell wie auf kaum einem anderen Markt ändern, ist man bei der KLAR PARTNER AG vorbereitet. "Unsere Produkte werden permanent auf den neuesten Stand gebracht", so Dieter Klar.
Erste Einblicke in den Produktions- und Herstellungsprozess von Arzneimitteln machte Dieter Klar übrigens bei der Grünenthal GmbH. Bei innovativen technischen Ideen habe Grünenthal immer die Nase vorn gehabt, so Klar. Im Anschluss an ein Studium der Nachrichtentechnik an der RWTH war er bei Grünenthal 15 Jahre im Bereich der Datenverarbeitung tätig. Es folgte ein Ausflug nach Stuttgart, wo Dieter Klar die Geschäfte eines Softwarehauses mitführte und schließlich, wieder in Aachen, der Schritt in die Selbstständigkeit.
Mit durchschlagendem Erfolg: 2001 wurde die ehemalige Unternehmensberatung Klar & Partner in die KLAR PARTNER AG gewandelt. In diesem Jahr streben der Vorstandsvorsitzende Dieter Klar und seine neun Angestellten einen siebenstelligen Jahresumsatz an.

Im Hause Schwan Stabilo wird seit geraumer Zeit das System COSREWIS von Klar + Partner in Aachen eingesetzt.

• Die Rohstoffgebinde werden via Funkscanner gescannt,
• die Waagen für den Gewichtsbereich automatisch zugeordnet:
• Die Menge wird verwogen und online vom Bestand abgebucht.

Durch den hohen Integrationsgrad von COSREWIS sind alle sinnvollen Informationen sowohl an den GMP-Arbeitsplätzen als auch an den Wiegestationen verfügbar.

Verwiegung
Die Verteilung der Wiegeaufträge in den Wiegezentralen wird nach vorher festgelegten Kriterien vom System selbst vorgenommen. Die Festlegung dieser Kriterien trifft das Systemmanagement. Es ist sinnvoll und gefordert, dass eine freie Eingriffsmöglichkeit in die Systemabbildung durch den Anwender vorgenommen werden kann. Das Systemmanagement kann über die Benutzeroberfläche die Systemabbildung im laufenden Betrieb beeinflussen. Dazu gehören z.B.

• Organisationskriterien
• Organisatorische Wiegezentralen
• Wiegeplätze
• Benutzerverwaltung
• Verwendete Messtechnik etc.
  

Die Organisationskriterien beschreiben eines oder mehrere Datenfelder im Auftragssatz des PPS-Systems. Diese Selektion erlaubt es, flexibel auf Umbaumaßnahmen, Erweiterungen, Änderungen in PPS etc. angemessen zu reagieren.

Er wird bestimmt, in welchen Wiegezentralen welche Aufträge für welchen Produktionsbereich bearbeitet werden dürfen. Zusätzlich ist es möglich, bestimmte Aufträge und/oder bestimmte Positionen in diesen Aufträgen für die Bearbeitung an eingestellten Wiegeplätzen auszuschließen oder zuzuordnen (bestimmte Pigmente, gekühlte Rohstoffe, Parfümöle, EX-geschützte Räume) etc. Außerdem ist es oft sinnvoll, dass ein bestimmter Benutzer an unterschiedlichen Wiegeplätzen auch unterschiedliche Benutzerrechte hat.

Aus einer gesonderten Tabelle für die Verwaltung der verwendeten Messtechnik ist es möglich, einem physikalischen Wiegearbeitsplatz beliebig viele Waagen zuzuordnen.

Die Wiegetechnik auch netzwerkweit von einem beliebigen Arbeitsplatz aus anzusprechen ist ebenfalls eine Besonderheit von COSREWIS.

Auftragsauswahl und Verwiegung

Nach dem Login durch einen Wiegewerker stehen ihm die zugeordneten Aufträge zur Verfügung. So kann er einen einzelnen Auftrag auswählen oder sich eine Liste für eine Sammelverwiegung zusammenstellen.

Drei Schritte zum Ziel

1. Schritt

Der Wiegewerker scannt mit einer Funk-Laser-Pistole das Barcodeetikett auf dem Rohstoffgebinde ab.

Da ein Auftrag gleichzeitig an allen Arbeitsplätzen (unternehmensweit) verwogen werden kann, wird zunächst geprüft, ob diese Position von einem anderen Mitarbeiter im Zugriff ist. Des Weiteren wird bei erstmaliger Verwendung der Rohstoffcharge ein Eintrag in die Chargenrückverfolgung vorgenommen. Außerdem wird erkannt, ob es sich um eine Restverwiegung einer schon bearbeiteten Teilmenge handelt und/oder ob diese Position innerhalb einer Phase verwogen werden muss. Gleichzeitig wird abgefragt, ob trotz Freigabe durch die Qualitätssicherung eine kurzfristige Änderung der Qualitätsentscheidung eingetreten ist. Danach erscheint der Wiegedialog.

2. Schritt

Wird der Wiegedialog gestartet, werden die dem Arbeitsplatz zugeordneten Waagen angesprochen. Es wird geprüft, ob die zu verwiegende Menge den Qualitätskriterien der Waage entsprechen. Diese sind incl. einer Toleranzverwaltung in der artikelspezifischen SOP (Standard Operation Procedure) Verwaltung hinterlegt.

3. Schritt

Der Wiegewerker verwiegt die Komponente. Dabei wird er von einem freilaufenden Wiegebalken im Dialog der Anzeige unterstützt und hat somit eine visuelle Hilfe während des Wiegevorgangs, ohne die Waage ständig beobachten zu müssen.

Hardware / Software

Jede Workstation ist mit einem Arbeitsplatzrechner (Standard PC-Technologie) mit 32 MB Arbeitsspeicher ausgerüstet. Um einen optimalen Wiegebereich abzudecken, sind mindestens zwei Waagen jedem Arbeitsplatz direkt zugeordnet. COSREWIS ist auf allen 32 Bit Microsoft Betriebssystemen lauffähig. Durch die ergonomische Belegung von Funktionstasten und der kontextbezogenen Bedienung der Dialoge wird auf die Benutzung einer Maus verzichtet. Alle Workstations sind über ein Ethernetsegment mit einem Server verbunden. Auf dem Server sind eine SQL-Datenbank, die Module für online-Ein- bzw. Rückmeldung zur AS/400, die Kommunikationsprogramme zum Qualitätssicherungssystem, wie auch der Fernwartungsanschluß installiert. Die Nuancierungsarbeitsplätze sind vom COSREWIS-Server aus erreichbar. Ein eigenständiger Funkserver (Windows NT) stellt die Kommunikation zwischen den Funkpistolen, der Datenbank und den Workstations her.

IT Mittestand (9/04)

Alles Für Die Schönheit

Seit 1999 unterstützt eine ERP-Branchensoftware im Zentrum der IT-Landschaft die Kernprozesse bei Dr. Scheller Cosmetics. Jetzt stellte der Kosmetikhersteller das ERP-System auf den Prüfstand – und entschied sich für einen Release-Wechsel.

„Die Herausforderung im Kosmetikmarkt besteht darin“, erklärt Udo Biber, Leiter Informationssysteme bei der Dr. Scheller Cosmetics AG, „neue Modetrends rechtzeitig zu erkennen und im kurzlebigen Geschäft dieses hart umkämpften Marktes schnell und flexibel zu agieren.“ Das Unternehmen hat dazu seine Geschäftsprozesse weitgehend automatisiert und unterstützt sie bereits seit 1999 mit der Microsoft-basierten ERP-Branchenlösung Blending von IncoDev aus Hamburg. „Wir wissen, dass wir nur weiter erfolgreich sein können“, meint Udo Biber, „wenn wir alle Geschäftsprozesse und IT-Systeme kontinuierlich prüfen und verbessern.“ Für den Kosmetikspezialisten war es daher nicht selbstverständlich, weiter auf Blending zu setzen. Wenn man sich durch ein neues System deutlich verbessern könnte, würde man es auch tun. „Wir schauen daher immer, was es Neues gibt“, so Biber weiter. „Ende 2003 haben wir aber kein Produkt gefunden, das unserem gewünschten Preis-Leistungsverhältnis entspricht.“

Rezepturbasierte Produktion

Im schnelllebigen und trendorientierten Kosmetikmarkt besteht die Aufgabe für Dr. Scheller Cosmetics vor allem darin, die Absatzmengen für die kommende Saison möglichst genau vorherzusagen, weil die Kosmetikprodukte auf Basis von Forecasts produziert werden. Das Unternehmen hat einen Planungshorizont von etwa einem Jahr, der endgültige Produktionsplan steht in der Regel zwei Wochen vorher fest. Dabei müssen die Absatzmengen in wirtschaftlichen Losgrößen produziert werden, um die Maschinen optimal auszulasten. Anhand der Forecasts und des aktuellen Lagerbestands berechnet Blending die entsprechenden Bestandsverläufe und erzeugt Produktions- und Bestellvorschläge im Einkauf. Scheller nutzt dabei den Dispo Controller von Blending. Er zeigt an, wie sich Änderungen im Vertriebsplan auf die Folgeprozesse in Produktion, Bestandsführung und Einkauf auswirken. So wird der Produktionsplan Schritt für Schritt verfeinert.

Produziert werden etwa 1.200 Artikel in fünf Sortimenten. Die ERP-Branchenlösung wurde speziell zur Unterstützung einer solchen Produktion konzipiert und bildet jede Rezeptur mit allen benötigten Rohstoffen, Materialien, Verfahren und Maschinen ab: ganz gleich, ob es sich dabei um Zutaten für Kosmetika handelt, die in Volumen- oder Gewichtseinheiten gemessen werden, oder um die benötigten Gebinde wie Puderdosen, Lippenstifthüllen, Mascarapinsel, Zahnpastatuben etc. Blending unterstützt auch die Qualitätssicherung, denn Chargen können vorwärts und rückwärts auf Knopfdruck nachverfolgt werden.

Der Kosmetikspezialist nutzt das Verwiegesystem Cosrewis der Klar Partner AG. Die ERP-Software ist damit integriert, so dass die Mitarbeiter durch den Wiegedialog an der Waage die Verbräuche direkt in der Bestandsführung von Blending verbuchen können. Die Bestände werden automatisch aktualisiert und sind so immer auf dem neuesten Stand.

Bis zu 30.000 Positionen täglich

Zu den Kunden von Scheller gehören große Kaufhaus- und Drogeriekonzerne, aber auch Einzelhändler. Manche Bestellungen gehen direkt aus der Filiale beim Kosmetikhersteller ein, andere aus den Zentrallagern oder von den eigenen Außendienstmitarbeitern. Dabei sind die angeforderten Waren meist direkt in die Filialen zu liefern und die Rechnungen an die Konzernzentrale zu schicken. Dr. Scheller Cosmetics verwaltet diese komplexen Strukturen vollständig mit seinem ERP-System. Die Software ermöglicht es, für jeden Geschäftspartner verschiedene Rollen zu definieren. „Damit konnten wir unsere Logistik auf die Filialbelieferung ausrichten. Wir haben etwa vier, fünf verschiedene Strukturebenen im System, mit denen wir den Waren- und Belegversand nach Kundenwunsch steuern können“, erläutert Udo Biber. „Dazu gehören nicht nur Waren-, Rechnungs- und Lieferadressen, sondern auch Preislisten und Konditionen der einzelnen Kunden sind dort hinterlegt.“

Der Kosmetikhersteller erhält täglich zwischen 600 und 1.000 Bestellaufträge mit durchschnittlich 30 Positionen, liefert also zwischen 20.000 und 30.000 Positionen pro Tag an seine Kunden aus. Die Bestellungen gehen nahezu ausschließlich elektronisch per Electronic Data Interchange ein. Nach einer Plausibilitätsprüfung durch das System geben die Mitarbeiter den Auftrag zur Kommissionierung frei. Dies geschieht halbautomatisch im Kommissionierlager, das – zusammen mit 6.000 Plätzen im Hochregallager – mit seinen 2.000 Lagerplätzen ebenfalls durch Blending verwaltet wird. „Uns war wichtig, dass unsere ERP-Lösung Auftragsbearbeitung und Lagermanagement durchgängig unterstützt“, sagt IT-Leiter Udo Biber.

Im Lagermanagement sorgt die Software zum Beispiel dafür, dass häufig bestellte Ware in optimaler Griffhöhe für die Kommissionierer eingestellt wird, so dass sie schnell und einfach erreichbar ist. Sind alle Positionen eines Auftrags zusammengestellt, wird die Ware mit dem Lieferschein an die Verkaufsstelle ausgeliefert. Die zugehörige Rechnung wird von Blending generiert und ebenfalls per EDI an den Kunden geschickt. Intern wird die Rechnung an die Softwarelösung für das Rechnungswesen Diamant/2 von der Diamant Software GmbH aus Bielefeld weitergegeben.

Mit dem Update auf das neue Release von Blending kann der Kosmetikhersteller nun über die Hälfte seiner Zusatzprogramme für individuelle Sonderfunktionen über Bord werfen. So reduzieren sich Schnittstellen und Anpassungsbedarf.

Zeitschrift CHEManager, Ausgabe 9/2003:

Neben der neu angekündigten Version 3.4 des Labor-Informations- und Management-Systems (LIMS) LABS/Q von iCD wird auf der Achema das mit der Firma Klar Partner AG gemeinsam entwickelte LabCos erstmals öffentlich vorgestellt. Dabei handelt es sich um ein System zur Rezepturentwicklung, Ansatz-/Chargenverfolgung inkl. Verwiegemanagement und Labordatenverwaltung. LabCos ist als kostengünstige Komplettlösung besonders für Abteilungen der galenischen Entwicklung, der Anwendungstechnik sowie der Verfahrensentwicklung geeignet. Natürlich kann das System auch in der Produktion sowie Qualitätskontrolle von gefertigten Chargen eingesetzt werden (z.B. Pharmazie, Kosmetik, Bauchemie, Lebensmittel). Ein weiterer Ausbau von LabCos mit den von der Klar Partner AG angebotenen Produkten COSMEDOS oder COSREWIS sowie des Produktes LABS/Q von iCD ist jederzeit gegeben, so dass auch weitergehende oder zukünftige Anforderungen abgedeckt werden können.